Procedura de check-in a oaspeților hotelului implică toate etapele de la sosirea unui oaspete până la eliberarea cheii camerei către oaspete;

1) Primirea și înregistrarea

2) Alocarea camerei

3) Plata securizată în avans

4) Serviciul de informare

5) Finalizarea formalităților de check-in

6) Deschideți folio de oaspeți.

În cazul sistemelor de operare manuală sau semi-automatizată, procesul începe pe măsură ce oaspeții ajung la un hotel și sunt întâmpinați de personalul de la recepție, după care completează formalitățile de înregistrare, iar în final oaspeților li se atribuie camere și se eliberează cheia de către personalul de la front office. Într-un sistem complet automatizat, aceeași activitate este realizată automat de terminalele de autoservire situate în holul hotelului.

Procedura de check-in normal poate fi rezumată în următoarele 6 etape:

Etapa 1:

Primire și înregistrare

Urează bun venit oaspetelui.

Portarul informează comisionerul să ridice bagajele oaspeților.

Aduceți bagajele și bagajele în hol (În cazul în care comisionerul nu este disponibil, portarul ar trebui să asiste cu bagajele.)

Escortați oaspetele până la recepție (de obicei făcut de bellboy/portar)

Primiți oaspeții la recepție

Întâmpinați oaspetele cu promptitudine cu un zâmbet vesel și plăcut.

I te vei adresa pe numele de familie corespunzător, dacă este cunoscut.

Solicitați detaliile rezervării, cum ar fi numele oaspetelui, nr. de confirmare, sursa rezervării etc.

Solicitati cartea de identitate sau pașaportul oaspetelui.

Înregistrați oaspetele - Completați fisa de anunțare a sosirii si plecării si înregistrați profilul oaspetelui

Verificați informațiile privind înregistrarea față de rezervare, asigurând acuratețea numelui, datei și modalității de plată.

Stabiliți ora de check-in pe cardul de acces.

Afișați check-in în software-ul hotelului/PMS.

Efectuați verificarea finală a fisei de anunțare a sosirii si plecării pentru semnătura oaspetelui.

Discutați preferințele camerei cu oaspeții în funcție de disponibilitate sau selectați o cameră disponibilă care este „gata de închiriat” și alocați camera.

Luați notițe despre detaliile de plecare early check-out sau late check-out

Luați notițe de transferul de la aeroport sau  orice solicitare specială etc.

Etapa 2: Alocarea camerei

Alocarea camerei înseamnă alocarea unei camere libere și gata (VR) oaspetelui pentru ședere (dacă acest lucru nu a fost deja făcut).

Pentru oaspeții fideli, atribuiți camera conform preferințelor.

Pentru a aloca o cameră de oaspeți, sunt necesare informații exacte despre starea camerei.

Când camera a fost alocată, recepția ar trebui sa:  Blocați sau codificați camera așa cum este vândută.

Pregătiți cardul de cheie al numărului camerei aferent introducând data sosirii și plecării, tarifare și oferiți-l oaspetelui spre semnătură.

Oferiți cheia camerei fie oaspetelui, fie bellboyului.

Înregistrați sosirea oaspeților pe lista zilnică de sosiri.

Etapa 3: Plată în avans sigură

Plata în avans trebuie făcută din motive de securitate. De obicei, se face prin acceptarea unui depozit în numerar sau prin luarea unui card de credit.

În timpul gestionării depozitului în avans, fie numerar/cec, întotdeauna:

Emiteți o chitanță pentru numerar/cec și înregistrați plata în registrul oaspeților.

Acceptați cardul de credit și evaluați limita de credit și disponibilitatea acestuia.

Obțineți amprenta cardului și semnătura oaspetelui (cod pyn)

Obțineți o pre autorizare (pre-autorizare) de la compania cardului de credit sau de la aparatul POS pentru suma necesară și înregistrați-o în rezervare.

Etapa 4: Serviciul de informare

Recepționerul este responsabil pentru informarea oaspeților despre facilitățile și serviciile oferite de hotel. Acest lucru ajută oaspeții să se familiarizeze cu facilitățile hotelului și, de asemenea, să crească vânzările. În acest moment, recepționerul ar trebui să;

Informeze oaspeții despre activitățile, facilitățile și serviciile hotelului, cu direcția și locația potrivita

Întrebați dacă oaspetele are nevoie de un apel de trezire. Dacă da, înregistrați-o corect.

Etapa 5: Completați formalitățile de check-in

După finalizarea formalităților de check-in;

Bellboy sau GRE ar trebui să escorteze oaspetele până în camera alocată.

Informați alte departamente și secțiuni despre sosirea oaspeților prin borderoul de notificare a sosirii.

Etapa 6: Deschideți folio de invitați

Deschideți factura/folio/dosarul pentru oaspeți și ștergeți toate copiile vechi ale facturii.

Înregistrați informațiile cheie pentru facturare (tarif camera, numărul de nopți,  emiterea facturi pe persoana fizica sau pe persoana juridical (firma) , data plecării și modalitatea de plată ).

Depuneți factura în căsuța folio invitaților împreună cu fișa de înregistrare completată.